etapas de projeto

1.Iniciação

A primeira etapa de um projeto envolve a definição do gestor e a sua entrada em serviço para conduzir o projeto que ainda não existe aos olhos do mundo até que se formalize com um Termo de Abertura.

Antes disso, o gestor deve investir seu tempo na identificação dos objetivos da empresa com o projeto: que problema(s) a empresa quer atacar com este projeto? qual é a necessidades do negócio que justifica o investimento?

Depois disso, o gestor deve estudar o contexto do projeto: como os seus colegas estão vendo a idéia? Acreditam nela? Acreditem no gestor para conduzir o projeto ao sucesso? Por vezes o projeto faz sentido mas a escolha do gestor deixa a desejar e quanto antes se identifica esta situação mais cedo se pode trabalhar para mudar corações e mentes. Neste processo o primeiro passo costuma ser a análise dos stakeholders (tratado em detalhes neste texto).

Os processos mais importantes nesta fase para um pequeno projeto são:

• definir necessidades do negócio

• analise dos interessados

• levantar requerimentos

• listar o que deve ser entregue

• definir escopo

• identificar riscos

• Termo de Abertura (documento)

• documentar conhecimento

2.Planejamento

Nesta segunda etapa, o gestor deve investigar se os objetivos do projeto podem ser atingidos e como fazer isso identificando os processos relevantes para esta etapa. Os processos mais comuns para esta etapa são:

• definir equipe do projeto

• priorizar requerimentos

• detalhar o que deve ser entregue

• detalhar escopo

• Detalhamento de Atividades (documento)

• Cronograma (documento)

• Orçamento (documento)

• definir o que deve ser adquirido

• Plano de Riscos (documento)

• Matriz de Responsabilidade

• reunião de partida ("kickoff meeting")

• documentar conhecimento

3.Execução (ou Implementação)

Durante esta fase o gestor se envolve com os interessados para que entreguem o que foi planejado. Os processos mais comuns são:

• definir padrão de qualidade

• montar equipe do projeto

• contratar serviços de terceiros

• executar escopo

• apoio a execução das atividades

• garantir cumprimento de prazos

• comparar os valores planejado e obtido (EVM)

• adquirir produtos de terceiros

• tratar riscos

• Relatório de Status (documento)

• reunião de status

• documentar conhecimento

4.Monitoração e Controle

Nesta etapa o gestor deve acompanhar a execução do trabalho e medir os resultados para definir se alguma mudança é necessária. Os processos mais comuns são:

• controle de qualidade do produto

• feedback de performance da equipe

• verificar requerimentos atendidos

• medir performance de terceiros

• controlar escopo

• comparar planejado x realizado

• monitorar prazos

• registro de pagamentos de fornecedores

• avaliar qualidade de entregas

• monitorar riscos

• Solicitação de Mudança (documento)

• relatório de andamento

• documentar conhecimento

5.Encerramento

Nesta última etapa cabe ao gestor verificar que o trabalho foi todo completado, liberar os recursos e acertar eventuais pendências. Os processos mais comuns são:

• liberação dos membros da equipe

• verificar características do produto

• encerrar contratos com terceiros

• verificar escopo entregue

• atestar atividades executadas

• calcular multas ou bônus de performance

• encerrar pagamentos e recebimentos

• documentar ocorrências e respostas

• Termo de Aceite (documento)

• Termo de Encerramento (documento)

• Lições Aprendidas (documento)

Este diagrama mostra que as etapas se relacionam, não sendo apenas uma sequência linear no tempo. Observe que há muito feedback de uma etapa para a anterior quando se transita entre dois momentos do projeto. Este diagrama foi adaptado do documento do padrão de gestão de projeto ISO 2150:2012.

Conclusão

Cumpre notar que em projetos grandes estas etapas ocorrem para cada fase do projeto. Ainda que a decisão do gestor seja tomada apenas uma vez, ie. não se costuma trocar o gestor com o projeto em andamento, as demais decisões de cada etapa ocorrem de forma recorrente a cada nova fase.

Para projetos grandes há uma lista muito mais extensa de processos recomendados mas que não abordamos aqui pois este é um texto de apresentação. Cabe a quem se interessar estudar as metodologias adequadas ao seu tipo de projeto e repetir este exercício de identificação dos processos que devem ser adotados a cada etapa de acordo com o tamanho e os objetivos de cada projeto.